María López de Heredia es Directora de Administración y Servicios en la Agencia Vasca del Agua adscrita al Departamento competente en materia de medio ambiente del Gobierno Vasco.
“He crecido en Vitoria-Gasteiz en una familia con gran tradición empresarial. Soy la cuarta de cinco hermanos. Tras estudiar Ciencias Económicas y Empresariales en la Universidad de Deusto, trabajé en un despacho de asesoría de empresas. En 1995 entré a formar parte de Mendikoi, empresa del Departamento de Agricultura, lo que actualmente es la Fundación Hazi. Tras 16 años como responsable de administración y servicios, consideré que era momento de cambiar de aires, y continué mi carrera en la Agencia. Soy parte de una organización formada por grandes profesionales que trabajamos para cuidar nuestros ríos y preservar el buen estado de las masas de agua. Mi función es coordinar y dirigir los servicios transversales para que toda esta maquinaria funcione: personas, presupuestos, contratación, igualdad, euskera, servicios informáticos o asesoría jurídica, entre otros”.
Hemos conversado con María porque queremos conocer y compartir su punto de vista, sus sensaciones y su experiencia en el proceso participativo que pusimos en marcha en la Agencia a finales de 2019.
María, ¿cuál es el propósito de URA, a qué os dedicáis?
La Agencia Vasca del Agua (URA) es el ente del Gobierno Vasco que se encarga de gestionar la política de aguas de Euskadi. Principalmente, se dedica a preservar el buen estado de las masas de agua y a mejorar aquellas de peor calidad, así como a disminuir el riesgo de inundaciones realizando obras para aumentar el cauce de los ríos, retirando obstáculos de los mismos, etcétera. Dicho de forma sencilla, nos encargamos de cuidar y vigilar todo el agua que no va por los tubos, que es libre, controlando lo que se vierte al río y le perjudica, así como lo que se detrae para que nuestras aguas gocen de buena salud.
La sede principal de URA está en Vitoria-Gasteiz y tenemos oficinas en los tres territorios para estar más cerca de la ciudadanía, así como un laboratorio donde analizamos las muestras que realizamos.
¿De dónde parte la necesidad de proponer un proceso participativo en la Agencia?
La sede principal situada en Vitoria-Gasteiz se nos estaba quedando pequeña y vimos que era una gran oportunidad para reunir las dos oficinas que teníamos en la ciudad. Al ser un cambio importante, porque se trataba de unir la oficina central con una de las oficinas territoriales, cada una con su historia y su forma de trabajar, creímos que era una buena oportunidad para que todas las personas implicadas pudiéramos participar en diseñar esas nuevas oficinas que íbamos a habitar y se tomara en cuenta la opinión de todas las personas. En vez de que fuese algo que viniese impuesto, consideramos que quienes realmente trabajamos en el día a día podemos definir mejor lo que necesitamos para desempeñar mejor nuestro trabajo.
Y aquí es donde entra K2K Emocionando. ¿Cómo nos conociste y cuál fue la razón para pedir acompañamiento en este proceso?
Me apunté al Seminario Avanzado NER BY K2K que se organizó en Bilbao durante cuatro días y me fascinó la ilusión y la energía que transmitíais. Tuvimos la suerte de escuchar, de primera mano, las vivencias de algunas personas y el cambio que habían experimentado al pasar de una estructura jerárquica a una estructura mucho más horizontal donde toda la información se comparte y las decisiones se toman entre todas y todos. Por eso, entendimos que el traslado de las oficinas podría ser un primer paso hacia ese cambio de estilo de gestión organizacional, siendo plenamente conscientes de que, como sector público que somos, las normas y la legislación que nos regula sea quizás más rígida para este tipo de actuaciones.
¿Cómo se ha llevado a cabo el proceso participativo? ¿Cuál ha sido la invitación, las fases del proceso…?
Lo primero que hicimos fue definir en el equipo de dirección qué cosas eran negociables y cuáles no para que todos y todas supiéramos desde el principio cuáles eran las reglas de juego. Así, por ejemplo, desde el principio ya estaba decidido que el traslado se iba a realizar, cuál era la nueva ubicación y, que al cambiarnos nos íbamos a mezclar el personal de las dos oficinas.
Una vez definido el marco, invitamos a todo el personal a las nuevas oficinas (actualmente, solo hay dos plantas vacías) e hicimos dos jornadas de dinámicas grupales, dirigidas por K2K Emocionando, para definir los aspectos más importantes a tener en cuenta como, por ejemplo, la eficiencia y atención a la clientela, la felicidad de las personas, la imagen y valores a transmitir, la movilidad, el descanso o la ergonomía, entre otros. También se identificaron los riesgos y los indicadores de éxito del proceso.
El resultado del trabajo se hizo llegar a todo el personal y, con esta información, nos pusimos en contacto con un estudio de diseño para que diseñara un anteproyecto. Se creó un equipo de contraste con representantes de todas las áreas y oficinas y, una vez tenidos los planos, se compartieron y se hicieron aportaciones introduciendo cambios a los iniciales.
En base a esos planos acordados por todos y todas las personas participantes se ha contratado el proyecto y la ejecución de obra; en este momento nos encontramos ya en la realización del proyecto definitivo para poder licitar la ejecución de la obra.
¿Quién ha participado en este proceso y cuánto tiempo ha durado el acompañamiento?
URA invitó a todo el personal a las sesiones realizadas en las nuevas oficinas; en primer lugar, trabajamos durante dos reuniones con el equipo directivo para identificar los objetivos, los límites del proyecto y establecer los elementos de comunicación e información a las personas participantes. A continuación, mantuvimos dos jornadas de trabajo con toda la plantilla y se enviaron mails informativos y encuestas a todas las áreas de la Agencia; finalmente, se compartió el resultado del proceso en una sesión de trabajo con el grupo de contraste.
La verdad es que la participación ha sido alta, en torno al 75-80%. Y el equipo de contraste lo formamos unas 15 personas de todas las áreas, niveles y oficinas.
En tu opinión, ¿cuál ha sido el aporte de valor de este proceso?
En mi opinión, lo más importante ha sido el poder dar la opción a todas las personas a expresar lo que realmente necesitan para realizar bien su trabajo en cuanto al espacio necesario, salas abiertas, zonas de relax, luz, ergonomía, etcétera. Todas las personas formamos parte del proyecto y se han podido poner temas sobre la mesa que de otra forma igual no las hubiéramos tenido en cuenta.
Pienso que cuando las personas nos sentimos parte de las decisiones y consideramos el proyecto como algo nuestro respondemos mucho mejor. A todos y todas nos gusta que se nos tenga en cuenta, que se nos escuche en cualquier ámbito de la vida.
¿Han ocurrido cosas que no esperabas? ¿Qué has descubierto?
Creo que es un proyecto muy ilusionante y te da “subidón” en tu trabajo diario cuando te agradecen porque ven que realmente se les ha dado oportunidad de participar y opinar. Creo que ha sido un primer “experimento” que ha salido bien y que deberíamos tener en cuenta para nuevos proyectos. Tengo claro que lo más importante en toda organización son las personas y el eje sobre el que se mueve. Si a las personas se les tiene en cuenta, si se confía en ellas, se sentirán mucho más satisfechas y, por tanto, el compromiso y las ganas de realizar un buen trabajo son mucho mayores.
¿Cómo valoras el acompañamiento de K2K Emocionando?
Agradezco el acompañamiento de K2K Emocionando porque para nosotros esta forma de trabajar era nueva y el equipo tiene mucha experiencia en este tipo de dinámicas. A su vez, son personas muy cercanas y, por su experiencia, conocen bien las limitaciones del sector público. Ha sido una experiencia enriquecedora para todos y todas, incluso para los que en un principio eran un poco más reacios a este tipo de formas de trabajo.