La Asamblea
Seguimos con un nuevo capítulo de esta serie de artículos, las estructuras
básicas que son necesarias para construir una organización autogestionada,
según la manera en la que desde K2K Emocionando implementamos el nuevo
estilo de relaciones, es decir, según nuestro “nerbyK2K”.
La Asamblea es la reunión de todas las personas que trabajan en la
organización, independientemente de su tipo de contrato, duración o de si
participan a su vez en la propiedad o no. Lo que da “derecho” a participar en la
Asamblea es que la persona aporta su trabajo en la organización.
La autogestión se basa en que todas las personas que trabajamos en la
organización tenemos la información suficiente como para participar desarrollar
adecuadamente nuestro trabajo concreto y para participar con responsabilidad
y libertad en las decisiones que afectan al conjunto de la organización.
La Asamblea sería el elemento básico de participación de todas las personas.
Si la organización es pequeña, podemos utilizar la Asamblea prácticamente en
todo momento, sin necesidad de recurrir a los equipos ni al pilotaje, ya que en
la Asamblea ya está participando toda la organización.
Por ejemplo si somos 5-6 personas que trabajamos en una pequeña empresa,
podemos funcionar directamente mediante Asambleas en las que se van
tratando los diferentes temas que sean necesarios en cada momento.
Podemos reunir a todas las personas unos minutos al principio de cada día
para organizar los trabajos del día, podemos reunir la asamblea una vez a la
semana para tratar los temas relacionados con los clientes, y alternar con los
temas económicos, proyectos, innovación, etc, etc.
Las organizaciones pequeñas pueden hacer un uso muy intensivo de esta
estructura. Es más, deben hacerlo porque habitualmente suelen tener la falsa
sensación de que al ser pocas personas ya están todas informadas y de que
participan en igualdad de condiciones, y la realidad suele distar muchísimo de
esta situación.
En organizaciones de tamaño medio, también se puede hacer un uso habitual
de las asambleas, especialmente para trasladar la información económica y
para tomar las decisiones que afectan al conjunto de las personas. Entre 4 y 6
asambleas al año es algo de lo más habitual, pudiendo ser hasta 12 o 14 si la
organización se encuentra en un momento especialmente delicado que
requiere la máxima implicación de todas las personas.
En las organizaciones grandes es más complicado utilizar las asambleas, y lo
habitual es que haya una o dos al año, solo para los temas de máxima
relevancia (aprobación PIO por ejemplo) y que la mayoría de las cuestiones se
canalicen a través del Equipo de Pilotaje que es una especie de asamblea por
representación.
En cualquiera de los casos, lo que debemos tener muy claro es que una
asamblea requiere una importante preparación y que no se puede improvisar,
no es un “nos juntamos y hablamos de lo que salga”.
Por la importancia de los temas que se tratan habitualmente en una asamblea,
así como por el número de personas que suelen participar, la preparación
previa tanto del contenido como de la forma del evento es fundamental.
Veamos algunos tips clave de la preparación:
- La convocatoria debe hacerse con suficiente antelación y con un orden
del día claro y cerrado. Si se quiere dar pie a la participación en el orden
del día, es preferible hacerlo antes de la asamblea, pidiendo que quien
quiera tratar algo lo indique con antelación, para así no improvisar en el
momento. - Es muy importante que las personas participantes sepan con claridad los
puntos que se van a tratar y si son informativos o decisorios. En este
segundo caso, es muy importante que la información y documentación
que se necesite para la toma de la decisión sean claras y concisas. - Debe estar claro si se van a aceptar las delegaciones de voto en su
caso, y cómo es el procedimiento para ejercerlas. Igualmente debe estar
claro el sistema de votación si es que esta se va a producir, y la
disposición de los medios necesarios para llevarla a cabo - Hay que prever bien la parte tecnológica para las presentaciones,
megafonía, videoconferencia o lo que sea necesario. Una mala previsión
de estos temas puede arruinar una reunión trascendental. - Es clave ceñirse al orden del día y prever todos los mecanismos
necesarios para favorecer la participación en los puntos que contenga
dicho orden del día, pero en ningún caso abrir nuevos sobre la marcha.
Si surgen cuestiones que deban ser tratados en la Asamblea y que no
estaban previstos, se tomará nota de ellos y se tratarán en una reunión
posterior. - Es conveniente introducir algún elemento celebrativo o informal en la
asamblea, especialmente si se hacen pocas veces al año. Un sencillo
refrigerio, alguna pequeña dinámica previa, algún acto de
reconocimiento, pueden ser elementos muy adecuados para abrir o
cerrar el evento.
[NER BY K2K es la aplicación concreta que hacemos del ner desde el equipo K2K Emocionando. El nuevo estilo de relaciones (ner) es un conjunto de ideas, valores y criterios que muchas organizaciones están poniendo en marcha por su cuenta, incluso llamándolos de otras maneras; por lo tanto, no son “propiedad” de K2K Emocionando, si bien, en el equipo tenemos nuestra propia forma de desplegar el Nuevo Estilo de Relaciones, que denominamos #nerbyK2K].